Wie funktioniert das?
Der Benutzer kann sich in das System durch jeden Computer einloggen, welcher mit dem Internet verbunden ist. Die betreffende Plattform kann in einem internen oder einem externen Server installiert werden.
Zusammenstellen des internen Katalogs
Auf der Basis der verschiedenen Produktkataloge und der Dienstleistungen der Lieferanten, kann der Einkäufer des Unternehmens den internen Katalog zusammenstellen. Sobald die Produkte genehmigt sind, haben die Benutzer (solange sie dazu berechtigt sind) Zugang zu den Produkten.
Einkaufsanfragen der Benutzer
Jeder Benutzer des Unternehmens kann - sofern er hierzu berechtigt ist - Einkaufsanfragen aus einem internen Katalog stellen
Workflow der Validation
Die Einkaufsanfragen müssen durch einen Validationsprozess gehen (bzw. Workflow- oder Genehmigungsprozess), der vom Unternehmen vorbestimmt ist. Der Validator erhält via Email eine Nachricht, dass Einkaufsanfragen zu validieren sind.
Verteilung der Bestellungen an die Lieferanten
Sind die Einkaufsanfragen einmal online validiert, werden sie von Accipio automatisch an die betreffenden Lieferanten verteilt.
Bearbeitung der Bestellungen beim Lieferanten
Der Lieferant wird via Email über eine eingegebene neue Bestellung informiert. Um diese zu bearbeiten, wird er sich in das System einloggen. Im ersten Schritt hat er die Wahl, eine Bestellung zu akzeptieren oder abzulehnen. Danach kann er die Ausführung der Bestellung und deren Versand bestätigen.
Verfolgen des weiteren Verlaufs der Bestellungen
Der Benutzer, sei er nun der Verbraucher oder der Einkäufer des Unternehmens, kann zu jedem Zeitpunt des Einkaufsprozesses den aktuellen Zustand seiner Bestellungen online finden.
Warenempfang & Annahme
Accipio kann auch den Warenempfang und die weitere Verwaltung der angekommenen Waren verfolgen. Benutzer vergleichen Lieferungen mit ihren jeweiligen Bestellungen und können mögliche Unregelmässigkeiten direkt online den Lieferanten mitteilen.
Statistische Berichte - Totale Kontrolle über die Ausgaben
Allen Beteiligten stehen diverse elektronische Berichte zur Verfügung. Laufende Kosten können so optimiert werden. Bei Verhandlungen kann man auf Lieferanten-spezifische Daten zurückgreifen.