Comment ça marche
L’utilisateur se connecte directement à Accipio eProcurement par le biais d’un navigateur Internet standard. L’application peut être installée sur un serveur interne ou externe à l’entreprise. Son utilisation est simple et rapide.
Création du catalogue interne
Sur la base des différents catalogues produit & services de fournisseurs, l'acheteur de l'entreprise crée le catalogue interne. Une fois que les permissions sur les produits sont accordées, les collaborateurs peuvent accéder aux produits du catalogue interne auxquels ils ont droits.
Demandes d'achat des collaborateurs
Chaque collaborateur de la société, peut depuis son navigateur Internet, pour autant qu’il y soit habilité, élaborer des demandes d’achat à partir d’un catalogue électronique interne. Ce catalogue personnalisé est constitué de produits ou services sélectionnés et négociés par la fonction achat de la société.
Workflow de validation
Les demandes d’achat passent par le processus de validation (workflow ou circuit d’approbation) pré-déterminé par la société. Des messages emails font savoir aux approbateurs que des demandes d’achat sont en attente de leur approbation.
Dispatching des commandes fournisseurs
Une fois que les demandes d’achat ont été validées, Accipio les transforme et les dispatche automatiquement auprès des fournisseurs concernés.
Traitement des commandes par les fournisseurs
Le fournisseur est informé par email lorsqu’une nouvelle commande est placée. Pour la traiter, il se connecte à Accipio sur son domaine personnalisé. Dans un premier temps, il peut accepter ou refuser une commande, ensuite confirmer l’expédition de la commande.
Suivi de l'état des commandes
L’utilisateur, qu’il soit le consommateur final ou l’acheteur, peut connaître, tout au long du processus d’achat, l’état de ses commandes.
Arrivages des produits & acceptations
Accipio intègre l’arrivage de la commande et son contrôle. A l’utilisateur de contrôler que la livraison corresponde à sa commande et de signaler les irrégularités directement en ligne au fournisseur.
Rapports statistiques - Contrôle total sur les dépenses
Les personnes autorisées peuvent accéder à des rapports électroniques qui facilitent le contrôle des dépenses et permettent aussi au service achat de s'appuyer sur des données précises lors de négociations avec les fournisseurs.
