Amélioration des processus

Accipio eProcurement améliore votre processus d'approvisionnement à tous les niveaux de l'entreprise.

Demandes d'Achat & Approbation

Les profils utilisateurs garantissent que l’achat ne peut être fait que par des membres du personnel pré-définis et ainsi restreindre tous les achats de personnes non-autorisées.
Les autorisations système et les approbations hiérarchiques combinent la simplicité d’utilisation et le contrôle immédiat au travers d’un workflow automatique.
La sélection des produits se fait principalement dans un catalogue interne de produits autorisés, provenant de fournisseurs sélectionnés, couvrant tous types de produits et de services. Ceci permet de maximiser la consolidation des volumes d’achats et de garantir des prix justes.
L'imputation aux centres de coûts découlent automatiquement du profil du demandeur, ce qui assure un haut niveau de précision.
L’utilisation de demandes d'achats électroniques est significativement plus rapide et plus précise qu’un système basé sur le papier. Cela minimise aussi le temps nécessaire pour placer les commandes auprès des fournisseurs.
Transparence totale, informations détaillées sur l’état des commandes disponibles pour tous, suivi des commandes en temps réel.

Réception des produits

Les informations détaillées de chaque commande, disponibles en ligne pour le personnel réceptionnaire, réduisent les erreurs de réceptions.
Les fonctionnalités avancées permettent au personnel de gérer directement lors de la réception des produits les erreurs de livraison potentielles (erreurs de quantité, de couleurs, de produit, etc.)
Les informations concernant les erreurs de livraison sont immédiatement disponibles on-line pour les vendeurs qui peuvent ainsi les régler rapidement.
L’enregistrement électronique des détails de réception marchandise assure la précision du processus de facturation et facilite la vérification des factures par le personnel de la comptabilité.

Service de la comptabilité

Le système permet la création et l'attribution de codes comptables qui assurent avec précision la répartition des frais par comptes et par centres de coûts concernés.
Les informations détaillées de chaque commande, disponibles on-line pour le personnel de la comptabilité, rendent le contrôle des factures plus facile et permettent de détecter rapidement toute erreur.

Service des achats

Le système est robuste, fiable, et assure un enregistrement électronique de tous les aspects des achats, il remplace efficacement les multiples dossiers ou enregistrements dispersés dans les différentes divisions. Ceci assure à tout un chacun de pouvoir disposer d’informations importantes en tout temps sur une seule plateforme.
La nécessité de consulter le personnel du département achats pour chaque commande est grandement réduite. En effet, des questions telles que : où acheter ? quoi acheter ? et comment acheter ? n’ont plus de raison d’être puisque tout est défini par le catalogue interne.
L’eProcurement procure de la flexibilité au service des achats. Il inclus la commande de formulaires, les recommandes automatiques, la conclusion de contrats, les prévisions d’achats etc.
Le système d’autorisation et le workflow d’approbation réduisent considérablement l’implication des acheteurs pour les petits achats courants et leur permettent de consacrer leur temps à l’optimisation des fournisseurs et de leurs performances.
L’utilisation d’un catalogue interne amène automatiquement les utilisateurs à faire le bon choix en termes de produits, de prix et de fournisseurs.
La base de données fournisseurs comprend toutes les informations utiles concernant les fournisseurs ainsi que les contrats et conditions de livraison. Toutes ces informations sont en ligne et rendent la gestion des fournisseurs bien plus facile que lorsqu’elle est basée sur un système papier.

Management

Une grande quantité d’informations personnalisées, tirées des données sauvegardées, peuvent être imprimées sous forme de rapports. Par exemple : dépenses par centre de coûts, par utilisateur, par fournisseur, etc