Einkaufverbesserungen

Accipio eProcurement verbessert Ihren Beschaffungsprozess auf allen Ebenen.

Einkaufsanfragen & Genehmigung

  • Das Benutzerprofil garantiert, dass nur die hierzu berechtigten Personen das Einkaufssystem benutzen können. Einkäufe von nicht-berechtigen Personen werden damit ausgeschlossen
  • Das Autorisationssystem und der Genehmigungsprozess zusammen mit automatisiertem Workflow und einfacher Bedienung garantieren effective Kontrolle der Einkäufe.

  • Die Produktpalette besteht hauptsächlich aus bereits genehmigten Produkten von ausgewählten Lieferanten. Sie kann alle gewünschten Produktkategorien und Dienstleistungen einschliessen. Dies erlaubt, Kaufvolumen zu konsolidieren und vorteilhafte Preise zu erreichen.

  • Kostenzentrum und Abteilung sind Teil des Benutzerprofils, und ermöglichen damit, Informationen und Berichte auf mehreren Ebenen zusammenzustellen

  • Die elektronische Arbeitsweise ist deutlich schneller und präziser verglichen mit den alten, papierintensiven Einkaufsmethoden. Nebenbei verkürzt sich die Zeit zwischen Benutzer-Anfrage und Lieferanten Bestellung und Lieferung.

  • Totale Transparenz. Jederzeitige Verfügbarkeit detaillierter Informationen über den Stand der Bestellungen.


Warenempfang

  • Die detaillierte Informationen über jede Bestellung, welche für den Warenempfänger online verfügbar sind,  reduzieren Fehler beim Warenempfang.

  • Zugang zum Einkaufs-System beim Warenempfang erlauben es dem zuständigen Personal, allfällige Unregelmässigkeiten (Fehler in Bezug auf die Menge, die Farbe oder im Produkt selber) direkt zu verwalten.

  • Fehlerinformationen betreffend der Lieferung sind direkt online vom Verkäufer abrufbar. Er kann die entsprechenden Massnahmen in die Wege leiten.

  • Die elektronisch gespeicherten Angaben erhaltener Waren ermöglichen ein genaues Rechnungsverfahren, und erleichtern der Buchhaltung Rechnungen zu belegen.


Abteilung der Buchhaltung

  • Das System ermöglicht die Anwendung von Buchhaltungscodes, welche eine präzise Kostenzuteilung an die entsprechenden Abteilungen und Kostenzentren garantieren.
  • Detaillierte Angaben über jede Bestellung sind direkt online für das Personal der Buchhaltung verfügbar. Rechnungen könen damit einfacher kontrolliert und Fehler schneller gefunden werden.

Einkaufsabteilung

  • Das System ist robust und verlässlich und speichert alle Angaben zum Einkauf. Eine doppelte Aktenführung oder eine verstreute Datenspeicherung in den verschiedenen Abteilungen gehören nunmehr der Vergangenheit an. Auf einer einzigen Plattform sind alle relevanten Informationen auf einen einzigen Blick für jedermann sichtbar.

  • Es ist nicht mehr erforderlich, der zuständigen Abteilung für jede Bestellung Fragen zu stellen wie: Was kaufen? Wo kaufen? oder Wie Kaufen? Solche Fragen werden obsolet, da alles schon im internen Katalog geregelt ist.

  • Accipio eProcurement erleichert die Aufgaben der Einkaufabteilung. Es umfasst die Formularaufträge, die Nachbestellungen, den Vertragsabschluss und die Voraussicht der Einkäufe.

  • Mit dem System der Autorisation und dem Worflow der Validation wird dem Einkäufer eine Verwicklung in kleine Einkäufe erspart. Der Einkäufer kann sich nunmehr auf die Produksuche und die Verhandlungen und Beziehungen mit den Lieferanten und ihren Leistungen konzentrieren.

  • Der Gebrauch des internen Katalogs bringt die Benutzer zwangsläufig dazu, Produkte und Lieferanten preisbewusst auszuwählen.

  • Die Datenbank speichert alle wichtigen Informationen betreffend der Lieferanten, die entsprechenden Verträge und die Lieferbedingungen. Alle diese Informationen sind online abrufbar, was die papierlose Verwaltung der Lieferanten ermöglicht und vereinfacht.


Management

Alle gespeicherten und personalisierten Daten können in Form von Berichten und Statistiken konsultiert und ausgedruckt werden. Z.B. Ausgaben nach Lieferanten, nach Kostenzentrum, nach Benutzer, usw.